档案卷内备考表如何填写？

档案卷内备考表如何填写？

档案卷内备考表是记录案卷内文件基本情况的重要载体，其填写需准确、规范，以保障档案的整性与可追溯性。以下从核心要素出发，说明具体填写方法。

一、卷内文件情况说明

这是备考表的核心内容，需清晰反映卷内文件的数量、状态及特殊情况。 首先，明确文件总数，需区分“件数”与“页数”，若为文书档案，通常以“件”为单位，如“本卷共12件”；若包含图纸、报表等以“页”计量的材料，需标总页数，如“本卷共12件28页”。 其次，说明文件整性，若卷内文件缺漏、涂改，可写“卷内文件齐全，破损、缺页”；如有缺漏，需明具体情况，例如“缺2023年7月考勤表1份，原因：原件遗失，已附情况说明”。 若存在复制件、复印件，需明来源及核对情况，如“其中3件为扫描复制件，与原件核对一致，原件存放于综合档案室”；文件有破损、褪色等问题时，需记录处理措施，如“第5件文件边缘磨损，已进行托裱修复”。

二、整理人与检查人信息

整理人、检查人需填写全名，不可用简称或职务替代。若单位有，可在姓名后标部门或职务，例如“整理人：李华行政部”“检查人：王芳档案管理处”。 日期填写需整，采用“年-月-日”格式，如“2024年5月20日”，避免使用“5.20”等简写形式，确保时间信息清晰可辨。

三、填写意事项

填写时需使用黑色或蓝黑色钢笔、签笔，迹清晰，不得涂改；若需修改，应在修改处加盖整理人或检查人私章。内容需简明扼要，避免冗余表述，如需释“为何缺件”，只需客观记录事实。

成填写后，需核对卷内文件实际数量与备考表记录是否一致，检查签名、日期是否整，确保备考表信息与案卷内容全对应，为档案后续查阅、移交提供准确依据。