红头文件是党政机关、企事业单位传递政策、部署工作的重要载体，其文号、标题、的规范程度，直接决定公文的权威性与执行力。
文号是公文的“身份标识”，需“机关代+年份+顺序号”的结构。机关代要精准对应发文主体，如“国发”代表国务院、“沪府办发”代表上海市政府办公厅，不得简化或编造；年份用公元纪年全称，置于六角括号“〔〕”内，不可用圆括号或省略后两位；顺序号用阿拉伯数连续编排，不加“第”、不编虚位，如“5号”而非“05号”。
标题是公文的“内容浓缩”，必须包含发文机关、事由、文种三要素。发文机关用全称或规范化简称，如“广东省人民政府”不可简为“粤政府”；事由要准确概括核心内容，如“关于加强基层医疗体系建设的通知”，不能笼统写“关于一些问题的通知”；文种要规定，部署工作用“通知”、请示事项用“请示”，不得混用“报告”与“请示”。标题需简洁，转发类公文可省略层层转发的冗余，直接保留核心事由。
是公文的“执行指南”，需结构清晰、内容具体。说明目的与依据，常用“为贯彻……根据……”引出；主体明确，用“一、总体”“二、主要任务”等小标题，每部分要明确“做什么、怎么做、谁来做、何时成”，避免模糊表述；提出执行，如“请于2024年底前报送落实情况”，或纪律，如“务必严格执行，不得打折扣”。用语要规范，用“截至”“务必”等公文术语，避免口语化，语气身份——上级对下级用指挥性语气，平级用协商性语气。
三者需一致呼应：文号的机关代要与标题的发文机关匹配，标题的事由要与核心内容一致，确保公文从“身份”到“内容”的严谨统一。