做文员，一般都要会什么

清晨刚到公司，文员小周的电脑已经打开——她要先把领导今天的行程输进企业微信日历：9点见客户、11点部门会议、下午2点去总部取文件，每一项都标红“重要”，怕领导忘了。接着她打开Word，把昨天的会议纪要调出来：标题用“微软雅黑二号”，是“宋体小四”，“项目进度”“待办事项”用“标题2”加粗，最后插入目录，这样领导翻的时候能直接跳到重点。这是文员最基础的活儿：把文变成“能看的东西”。

文档处理不是“会打”就行。小周用Excel做月度报销表时，会把“交通费”“餐饮费”分成两列，用VLOOKUP函数把员工姓名和工号对应上，避免填错；用SUMIF函数按部门算总开支，最后加个“数据透视表”，点一下就能看出哪个部门花得多。做PPT更要“懂需求”：上周给销售部做业绩汇报，她把季度销售额做成柱状图，红色标“未达标”，绿色标“超额”，标题写“Q3业绩：这3个客户贡献了60%增长”，领导说“比一堆数管用”。

放下鼠标，电话响了——是客户找销售经理。小周拿起笔：“您好，请问您是哪位？找王经理有什么事？需要他什么时候回电？”挂了电话，她把“客户李姐，要问新产品报价，下午3点前回电138××××××××”输进企业微信，@王经理，再发条消息确认“已同步”。沟通的重点是“把信息传对”：接电话要记清“5W1H”，发邮件要写清楚“主题++附件”——上次她发错附件，领导说“下次附件名要标‘2024-09-10-客户报价单-最终版’，别写‘新建文档1’”。

十点半，小周抱着一摞文件去归档。她把合同按“年度+项目”分类：2024年的“A公司合作合同”放最上面，用铅笔在侧面标“A-2024-08”，再把电子版本存进共享盘，文件夹名和纸质的一样。上周行政部找去年的房租合同，她10秒就翻出来——归档不是“堆文件”，是“让东西能找到”。

中午刚想吃饭，行政部让她订下午的会议室。小周打开公司的会议室系统：3楼的“阳光厅”有空，能坐15人，她立刻订下，然后发会议通知：主题写“Q4计划讨论会”，时间标“14:00-16:00”，地点附“3楼阳光厅带投影仪”，还加了句“请带上周的销售数据”。会议开始前10分钟，她去检查：投影仪开了吗？矿泉水摆够了吗？白板笔有没有水？这些“小细节”最能看出“会不会做事”。

下午帮财务贴发票，小周会把餐饮票按日期排好，用回形针别住，在黏贴单上写清楚“2024-09-05 接待客户餐饮费 320元”，怕财务看不清，还把发票号码抄在旁边。办公用品管理更要“细”：她有个小本子，记着“市场部领了5支笔”“技术部领了2包打印纸”，每月20号统计库存，笔剩3支就填采购申请，第二天跟进有没有到，再分给各个部门——别等没笔了才想起买，那会被说“不操心”。

快下班时，小周把今天的待办事项划掉：“行程同步√”“会议纪要发了√”“客户电话跟进√”，再把明天要做的事列出来：“给领导订周三去上海的高铁票”“整理Q3的考勤表”“帮销售部印100份宣传册”。文员的工作像“串珠子”，把琐碎的事串成“顺的线”——不用做“大事”，但要把“小事做对”。

其实文员的“会”，都是“用出来的”：会把文排得整齐，会把数据算得没错，会把电话接得清楚，会把文件放得好找。这些事不复杂，但要“熟”——就像小周说的：“昨天我5分钟做的报销表，刚入职时要做半小时，现在闭着眼都能点对函数。”

傍晚下班，小周关电脑前，把今天的文件备份到U盘：“怕电脑坏了，多存一份才安心。”这也是文员要会的：把“风险”挡在前面。