正式文件的标题体有明确的规范标准，核心依据是党政机关公文处理规定及国家标准。
根据《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012，党政机关正式公文的标题必须使用小标宋体，号通常为二号。小标宋体以结构匀称、笔画清晰、庄重规范的特点，契合正式文件的严肃性与权威性，是公文标题的唯一指定体。
若标题包含副标题，副标题需使用二号楷体，副标题前加破折号，与主标题形成层级区分，体仍遵循楷体规范。
除党政机关公文外，各级企业、事业单位的正式文件如通知、报告、决议等，通常参照这一国家标准执行，采用小标宋体作为标题体，保证文件规范性与行业通用性。
正式文件避免使用非规范体如黑体、仿宋变体等，以免影响严肃性与识别性。小标宋体的使用体现了公文标准化管理，便于不同单位间的统一识别与处理。