一、简明扼要，直指主旨
标题需准确概括内容，位置居中，字号略大于。常见形式包括：- 公文类：发文机关+事由+文种，如《XX公司关于2023年员工培训的通知》；
- 事务类：直接点明事项，如《请假条》《工作》。
二、称谓：对象明确，礼貌得体
顶格书写接收方，后加冒号。根据对象身份调整用语：- 上级或正式场合用尊称，如“尊敬的XX领导：”；
- 平级或同事用泛称，如“各部门同事：”；
- 非正式场合可简化，如“亲爱的同学：”。
三、：逻辑清晰，内容具体
为核心部分，需条理分明、言简意赅，通常包含三要素： 1. ：说明背景、目的或依据，如“为落实XX政策，现通知如下：”； 2. 主体：阐述事项，可用序号一、二、三或项目符号•排列，避免冗长； 3. ：提出、希望或致谢，如“请务必于X月X日前反馈”“特此函告”。四、落款与日期：规范整，责任明确
- 落款：置于右下角，写明发文单位或个人姓名，如“XX部门 盖章”“申请人：XXX”；
- 日期：用公历全称年、月、日，如“2023年10月26日”，位于落款下方或右侧。
五、通用规范：细节决定专业性
1. 字体与行距：一般用宋体或仿宋，字号为小四号或五号，行距1.5倍； 2. 标点符号：《标点符号用法》，避免错用或滥用； 3. 页面格式：设置标准页边距上3cm、下2.5cm、左右2.5cm，首行缩进2字符。从公文到便条，应用文格式的规范性是信息传递效率的保障。掌握标题、称谓、、落款等核心要素，遵循逻辑清晰、语言简练的原则，才能确保文书的专业性与实用性。